UKK – Usein kysytyt kysymykset

Miten RFID-tunniste liitetään henkilöön? (etätunnisteen aktivointi)

Käytä RFID-tunnistetta leimauspäättellä, jolloin pääte ilmoittaa ”Tuntematon henkilö”. Valitse Asetukset -> Henkilötiedot. Luo uusi henkilö tai valitse henkilölistalta henkilö, jolle aktivoit tunnistetta. Klikkaa Pitkä tunniste -kenttää, paina hiiren oikeaa ja edelleen Valitse tuntematon tunniste. Listalla tulisi näkyä päätteellä käytetty tunniste ylimpänä. Klikkaa riviä ja paina OK. Tällöin Pitkä tunniste -kenttään tulostuu tunnisteen numerosarja. Paina Tallenna, sulje Henkilötiedot-ikkuna ja ota muutokset käyttöön. Käytä tunnistetta jälleen päätteellä ja varmista, että tunniste on aktivoitu oikealle henkilölle.

Miten toimitaan, kun pääkäyttäjä vaihtuu?

Pilvipalvelu: Mikäli ohjelmiston pääkäyttäjä vaihtuu, ota yhteyttä ellimyynti@tieto-oskari.fi ja tilaa uudelle pääkäyttäjälle tunnukset ohjelmistoon. Tunnuksia varten tarvitaan matkapuhelinnumero ja henkilökohtainen sähköpostiosoite.

Uuden salasanan tilaaminen Pilvipalveluun

OuluDC vaihtaa käyttäjien salasanoja veloituksetta puhelimitse tukipalvelun aukioloaikoina arkisin 8:00 – 16:00 numerossa +358 207 199 390 sekä sähköpostitse tuki@odc.fi. Päivystys 24/7: 0600 1 8825 (15,15 e + alv / puhelu).

Mitä tehdään, kun työntekijän työsuhde päättyy?

Kun työntekijän työsuhde päättyy, asetetaan työsuhde päättyneeksi hallintaohjelmassa Asetukset -> Henkilötiedot-ikkunassa. Aseta kenttään Työsuhde päättyy se päivämäärä, jolloin henkilön työsuhde on päättynyt. Samalla tyhjennä Pitkä tunniste -kenttä, jolloin sama lätkä voidaan aktivoida toiselle henkilölle. Kun työsuhde on päätetty, vapauttaa se yhden henkilölisenssin käyttöön. Henkilöt, joiden työsuhde on päätetty, on listattavissa raportointiin pääikkunan raportointiosiossa rastittamalla kohdan Päättyneet työsuhteet.

Henkilötiedot-ikkunan monivalintatoiminnot

Voit asettaa Henkilötieto-ikkunan asetuksia useammalle henkilölle yhdellä kerralla. Valitse Asetukset -> Henkilötiedot. Valitse halutut henkilöt valintaan: ✔Kaikki henkilöt -> Paina hiiren oikeaa henkilölistakentän päällä ja edelleen Valitse kaikki. ✔Halutut henkilöt -> Suodata tietoja osaston ja työryhmän perustella tai valitse henkilöt painamalla Ctrl-painiketta ja klikkaa henkilön nimeä. ➡️ Kun henkilöt on valittu, paina hiiren oikeaa ja edelleen Aseta. Valitse sitten haluttu toiminto, joka päivittyy kaikille valituille henkilöille.

Työntekijä on korjannut omia leimauksiaan mobiilileimauksessa. Saako alkuperäiset leimaukset palautettua?

Alkuperäiset leimaukset voidaan palauttaa hallintaohjelman kautta. Valitse henkilö ja päivämäärä ja paina Muokkaa leimaukset. Paina leimaustapahtumien päällä hiiren oikeaa ja edelleen Palauta alkuperäiset leimaukset. Alkuperäiset leimaukset saadaan myös raportille valitsemalla Aloitus -> Tapahtumat -> Alkuperäiset leimaukset.

Alkusaldon tai uuden saldon asetus työntekijälle

Alkusaldo tai uusi saldo voidaan hallintaohjelmassa asettaa Aloitus -> Saldojen korjaus -työkalulla. Valitse henkilö(t), jolle haluat asettaa uuden saldon. Vaihtoehdot: ✔ Uusi saldo -> Uusi saldo asetetaan työntekijälle valitun päivän lopussa. ✔ Saldon leikkaus -> Leikkaa arvon ylittävät saldot työntekijältä valitun päivän lopussa. ✔ Saldon korjaus -> Korjaa saldoa asetetun arvon verran.

Miten toimitaan, jos työntekijät vaihtavat työvuoroja? (Vuoron vaihto -koodi)

Elli Työajanseurannassa on mahdollista erillisellä syykoodilla vaihtaa oletustyövuoro joksikin toiseksi. Hallintaohjelmassa Asetukset -> Syykoodit. Tee uusi syykoodi ja anna sille kuvaava nimi esim. Aamusta iltaan. Valitse laskentatavaksi ”Vuoronvaihto” ja valitse Aikakaaviot-alasvetovalikosta haluttu aikakaavio. Tallenna tiedot ja ota muutokset käyttöön, jolloin syykoodi on näkyvissä leimauslaitteissa ja -ohjelmissa. Vuoronvaihto leimataan töihin tullessa käyttämällä syykoodia sisäänleimauksessa.

Työvuorojen muutokset

Ohjelmassa on mahdollista tehdä etukäteen työvuoroja, jotka poikkeavat oletusvuorosta. Valitse Aloitus -> Työvuorot. Valitse henkilö ja maalaa taulukosta päivät, joiden työvuoroa haluat muuttaa. Paina hiiren oikeaa ja edelleen Vaihda työvuoro. Valitse sopiva työvuoro listalta ja paina OK. Suunniteltu työvuoro näkyy nyt vuorolistalla *merkillä. Ohjelma käyttää suunniteltua työvuoroa työajan laskemiseen, niin kauan kunnes oletusvuoro on jälleen vuorossa.

Miten korjaan yövuoron leimaukset?

Yövuoron leimaukset korjataan siten, että vuoron aloittavan vuorokauden viimeinen ulosleimaus on 24:00 ja seuraavan vuorokauden ensimmäinen sisäänleimaus on 00:00.

Miksi päivän kohdalla lukee Vapaa, vaikka päivälle on merkitty syykoodi?

Tarkista, onko ko. päivälle asetettu aikakaavio.

Poissaolojen syöttäminen

Kesälomat ja muut poissaolot voidaan syöttää järjestelmään hallintaohjelman kautta. Valitse Aloitus -> Tulevat poissaolot. Paina Uusi ja valitse henkilö, jolle haluat poissaolon merkitä. Valitse poissaolon syy ja maalaa kalenterista haluttu aikajakso. Paina OK, jolloin poissaolo tallentuu. Voit tulostaa lomalistan tai muut poissaolot joko taulukkomuodossa tai graafisena kuvaajana.

Viivakoodien ja työkorttien tulostaminen

Toiminto vaatii kohdennuslisenssin. Asetukset -> Viivakoodit ja kohdisteet. Voit tulostaa joko työkortin tai pelkästään viivakoodit. Työkortille voit syöttää myös tarkempia tietoja projektista. ✔ Työkortin tulostus: Valitse projekti, jonka viivakoodit haluat tulostaa. Paina Työkortti. Syötä avautuvaan ikkunaan halutut tiedot projektista ja paina Tulosta. ✔Viivakoodien tulostus: Valitse projekti, jonka viivakoodit haluat tulostaa. Siirry projektin viivakoodit-välilehdelle. Jos tulostat kaikki viivakoodit, paina Tulosta kaikki. Jos haluat tulostaa vain osan viivakoodeista käytä Ctrl-näppäintä viivakoodien valintaan. Paina sitten Tulosta valitut.

Miten työaikatiedot voi viedä palkanlaskentaan?

Työaika- tai kohdennustiedot voidaan viedä palkanlaskentaan hallintaohjelman Tiedonsiirto-toiminnon avulla. Varmista, että työntekijän Ellin henkilönumero vastaa palkanlaskennan henkilönumeroa. Voit myös asettaa Asetukset -> Henkilötiedot-ikkunassa palkanlaskennan henkilönumeron, jolloin ohjelma käyttää ko. henkilönumeroa tiedonsiirrossa. Varmista myös, että työtekijälle on asetettu Henkilötiedot-ikkunassa palkkalajiasetus. Asetukset -> Palkkalajit-ikkunassa palkkalajiasetuksen palkkalajien numerot tulee vastata palkanlaskennan palkkalajinumeroita ja tiedonsiirtoa varten tulee on rasti kohdassa Palkkasiirto. Valitse raportointiväli ja työntekijät palkkasiirtoon ja ota joko työaika- tai kohdennusraportti näytölle. Valitse Työkalut -> Tiedonsiirto -> Työajat (tai Kohdennetut työajat). Valitse haluttu palkanlaskentaohjelma ja paina Tee siirto.

Kuinka lähettää työaikaraportti sähköpostiin?

Ohjelmasta on mahdollista lähettää työntekijöiden työaikaraportteja sähköpostitse eteenpäin. Voit lähettää raportteja joko esimiehille tai työntekijöille ryhmäpostina. ✔ Työaikaraportti esimiehelle: Valitse raportointiväli ja työntekijät raportointiin. Valitse Lähetä -> Avoinna oleva raportti (Avoinna olevat raportit, jos raportteja on otettu useampia). Syötä vastaanottajan sähköpostiosoite ja rastita kenen raportit haluat lähettää eteenpäin, paina sitten OK. Voit myös valita kaikki henkilöt pikavalinnalla. Pikavalinnan saat auki, kun painat hiiren oikeaa työntekijälistauksen päällä. ✔Työaikaraportti työntekijöille: Valitse raportointiväli ja työntekijät raportointiin. Valitse Lähetä työaikojen erittelyraportit työntekijöille. (Avoinna olevat raportit, jos raportteja on otettu useampia). Määritä tarvittaessa vielä päivämääräväli ja syötä viestisaate. Paina sitten OK.

Miten saan Elli työajanseurannan tiedotteet sähköpostiin?

Tiedotteet saat sähköpostiin, kun hallintaohjelmassa henkilötietojen käyttöoikeudet-välilehdellä asetetaan sähköpostiosoite.

Miten mobiilileimauksen saa käyttöön? (Lisenssi, käyttöoikeudet, opastus)

Mobiilileimaus on Elli Työajanseuranta -ohjelmistoon kuuluva erillinen lisenssi. Pilvipalveluasiakkaille se voidaan aktivoida käyttöön heti. Lisenssiasiakkailta vaaditaan asiakkaan julkinen muuttumaton IP-osoite. Pääkäyttäjällä on oikeus mobiilileimaamiseen automaattisesti. Muille mobiilileimaajille on tehtävä oma käyttäjäryhmä hallintaohjelmassa Asetukset -> Käyttäjäryhmät ja annettava siellä oikeudet: ✔ Salli leimaaminen julkisesta verkosta, ✔ Salli mobiilileimaus ja tarvittaessa ✔ Salli omien leimausten muokkaus. ➕ Lisäksi hallintaohjelmassa Asetukset -> Henkilötiedot -> Käyttöoikeudet -välilehdellä tulee asettaa käyttäjätunnus ja salasana kirjautumista varten. ➡️ Kirjautuminen mobiilileimaukseen tapahtuu joko sovelluksella tai selaimella. Android-sovelluksen voi ladata Google Play -kaupasta. Selainleimaus toimii kaikilla selaimilla osoitteessa https://elli.ajanseuranta.com/elli/login.php

Korjauspyyntö mobiilileimauksen kautta

Mobiilileimausohjelmista on mahdollista lähettää korjauspyyntö mahdollisista virheellisistä tai unohdetuista leimauksista, mikäli omien leimausten muokkaus on estetty. Huomioi, että työtekijälle tulee olla asetettu Henkilötiedot-ikkunassa esimies, jotta korjauspyyntö on nähtävissä hallintaohjelmassa. Asetukset -> Henkilötiedot. Valitse henkilö listalta, paina hiiren oikeaa ja edelleen Aseta -> Esimies. Valitse esimies listalta ja paina OK. ✔ Mobiilileimausohjelma: Siirry Muokkaus-sivulle. Valitse Korjauspyyntö. Etsi kalenterista päivä, jonka leimauksia tulee korjata. Kirjoita esimiehelle haluttu viesti ja paina OK. Lähetetyt korjauspyynnöt on nähtävissä Näytä korjauspyynnöt -ikkunassa. Ko. ikkunassa on näkyvissä myös pyyntöjen tilat. ✔Hallintaohjelma: Lähetetty korjauspyyntö on näkyvissä Aloitus -> Korjauspyynnöt-kuvakkeen päällä. Siirry korjauspyynnöt-ikkunaan, jossa näet lähetetyt viestit. Kaksoisklikkaa lähetettyä korjauspyyntöä, jolloin pääset suoraan ko. päivän leimausten muokkaus -ikkunaan. Tee leimausten korjaukset ja tallenna tiedot. Hyväksy vielä tehdyt korjaukset. Tarvittaessa voit myös hylätä pyynnön.

Omien tietojen katseluoikeus

Pilvipalvelussa oleviin ELLI Työajanseurantajärjestelmiin omien tietojen katseluoikeus mobiilisti älypuhelimella tai tietokoneella ilman erillistä lisenssiä. Katseluoikeudella työntekijät voivat: ✔ katsoa omia työaikatietojaan ✔ tulostaa työaikaraportteja ✔ lähettää korjauspyynnön esimiehelle ✔ tehdä poissaoloanomuksen ✔ tarkastella omia työvuoroja ✔ nähdä lomapäivien ja pekkasten määrän ✔ lisätä viestin läsnäolotauluun.

Hallintaohjelma ei avaudu pilvipalvelussa

Mikäli hallintaohjelma ei avaudu pilvipalveluun kirjautumisen jälkeen, kannattaa ensin resetoida Citrix client. Työaseman oikealta alhaalla kellonajan vierestä löytyy Citrix-kuvake, hiiren oikea -> Advanced Preferences -> Reset Citrix workspace. Jos edellä mainittu ohje ei auta, voi ladata uusimman version Citrixin omilta sivuilta. Asennus suoritetaan oletusasetuksilla. HUOM: Tiliä ei tarvitse luoda asennuksen loppuvaiheessa.

Salasanan vaihdon yhteydessä ikkuna ”Cannot complet your request”

Mikäli pilvipalvelun salasanan vaihdon yhteydessä tulee ilmoitus ”Cannot complet your request”, kannattaa tyhjentää selaimen välimuisti ja käyttää selain kiinni. Tämän jälkeen voi kokeilla kirjautumista uudelleen.

Musta ruutu avattaessa hallintaohjelmaa

Kirjaudu ulos Citrixistä. Siirry C:\Program Files (x86)\Citrix\ICA Client\ -kansioon. Etsi wfica32.exe-tiedosto, paina hiiren oikeaa ja valitse Properties (Ominaisuudet) -> Compatibility (Yhteensopivuus). Valitse asetus Override high DPI scaling behavior (Vaihda korkea DPI-asetus). Scaling performed by: Application (Ohita suureen DPI-skaalauksen käyttö. Skaalauksen suorittaa:Sovellus). Toista sama myös wfcrun32.exe tiedostolle.

Liukuman leikkaus

Mikäli työaikojen erittelyraportille tulee teksti liukumaa leikattu eikä maksimiliukumaraja ole ylittynyt, kannattaa tarkistaa ensin edellisen ja kuluvan päivän leimaukset. Päivitä tarvittaessa saldot Työkalut -> Saldojen päivitys -työkalulla. Mikäli raportilla näkyy edelleen poikkeava liukuman leikkaus, voit etsiä päivän, jolta leikkaus tapahtuu ottamalla raporttia pienemmällä aikarajauksella.

Tiedonsiirto palkanlaskentaan, määritettyä hakemistoa ei löydy

Varmista Työkalut -> Tiedonsiirto-ikkunassa, että rasti on kohdassa ”Valitse tiedosto”, jolloin tallennuskansion voi määrittää tallennusvaiheessa. Ohjelma muistaa tallennuskansion seuraavalla tallennuskerralla.

Tunniste on jo käytössä

Asetukset -> Henkilötiedot. Aseta rasti kohtaan ”Päättyneet työsuhteet”. Kopioi tunnistenumero haku-kenttään. Jos henkilö löytyy ko. tunnistenumerolla, tyhjää Pitkä tunniste -kentän tiedot ja paina ”Tallenna”. Poista rasti kohdasta ”Päättyneet työsuhteet” ja yritä tunnisteen syöttämistä uudelleen.

Tunnit eivät tule näkyviin raportille

Tarkista edellisen, kuluvan ja seuraavan päivän leimaukset. Varmista, että päivillä on parillinen määrä sisään-ulos leimapareja. Tee tarvittaessa saldojen päivitys Työkalut -> Saldojen päivitys.

Vahingossa henkilön poistaminen järjestelmästä

Ota yhteyttä Elli-tukeen ellituki@tieto-oskari.fi tai 0207 649 495.