Työajanseurannan käyttöönotto

ELLI Työajanseuranta

Mitä ottaa huomioon työajanseurannan käyttöönotossa?

Työajanseurannan valinta ei ole aina helppo juttu, mutta välillä kannattaa kartoittaa yrityksen tilannetta ja pohtia toimintojen kehittämistä.

Muutoksiin liittyy paljon erilaisia asioita. Alussa mieleen voi tulla monia kysymyksiä kuten kannattaako vaihtoprosessiin tai työajanseurannan kehittämiseen edes lähteä, sillä nykyisessä systeemissä paljon hyvää – tuttu toimintatapa, työntekijöiden rutiinit ja jo opitut käyttötavat sekä tuttu järjestelmä.

Muutostilanteessa kuka tahansa tuntee epätietoisuutta, mutta asiantuntijan kanssa on mahdollista selvittää mieltä askaruttavia asioita ja poistaa epätietoisuutta.

OTA YHTEYTTÄ >

Ratkaistavat ongelmat

Työajanseurannan velvoite ja asenteet

Työaikalaki velvoittaa työnantajaa seuraamaan työntekijöiden työaikaa. Jotkut pitävät työajanseurantaa kuitenkin kyttäämisenä tai turhana nipottamisena. Työajanseurannan on kuitenkin tarkoitus tuoda hyötyjä sekä luoda turvallisuutta ja hallinnan tunnetta työhön niin työntekijöille kuin työnantajalle.

Työajoista lipsuminen

Työajanseurannan tulee olla kaikille tasapuolinen, reilu ja oikeudenmukainen. Työajoista lipsuminen ja työaikojen epätoivottu pyöristäminen saadaan kuriin nykyaikaisella työajanseurantajärjestelmällä. Työajanseurannan avulla työaikojen noudattamisesta tulee helposti tapa. Liukumat ja joustot pysyvät myös hallinnassa. Kaikkien tiedot löytyvät samasta paikasta ja tuntien tarkastus on helppoa.

Työaikatietojen oikeellisuus

Kun työaikojen leimaaminen on yksinkertaista ja helppoa, se tulee tehtyä. Kätevällä leimauksella työajat saadaan kerättyä reaaliajassa ja kerralla oikein, jolloin tarve korjata leimauksia jälkeenpäin vähenee. Työntekijä voi seurata omaa työaikasaldoaan ja merkitä itse ylityöt sekä muut poikkeukset työajoissa.

Tarpeiden mukaista työajanseurantaa

Tarpeiden kartoitus on ensimmäisiä vaiheita työajanseurannan toteutuksen suunnittelussa ja käyttöönotossa. Asiantuntijan kanssa tarpeiden läpikäyminen helpottaa kokonaisuuden hahmottamista ja järjestelmän kokoonpanon valintaa sekä takaa työajanseurannan sopivuuden yrityksen tarpeisiin.

TES-tulkinta ja erilaiset työaikamuodot

Oli tarve sitten perus työajanseuranta tai laajempi järjestelmä, käytössä olevat TES-tulkinnan mukaiset palkkalajiasetukset ja erilaiset työaikamuodot kannattaa asettaa työajanseurantajärjestelmään. Työntekijöiden tunnit ja palkkalajeittain eritellyt työaikatiedot tulevat näin automaattisesti oikein.

Leimaukset ja syykoodit

Työntekijät tekevät sisään-ulos-leimaukset työhön tultaessa ja lähtiessä. Yrityksen valitseman toimintatavan mukaan, tauot voidaan leimata tai asettaa järjestelmään asetus, esimerkiksi lounasajan automaattisesta vähentämisestä työajasta. Syykoodeilla voidaan leimata myös mm. ylityöt, pekkaset, omat menot, lomat, työmatkat ja sairauslomat. Syykoodeja voi ottaa käyttöön tarpeen mukaan, erilaisilla laskentatavoilla. Monipuolisilla asetuksilla järjestelmästä saadaan yrityksen toimintatapojen mukainen.

Työajankohdennus

Kun halutaan seurata työaikaa tarkemmin, esimerkiksi kustannuspaikka-, projekti-, työvaihe- tai tuotekohtaisesti, voidaan ottaa käyttöön työajankohdennus. Työntekijät leimaavat työaikaa kohdennuksille työn alkaessa ja vaihtuessa.

Kohdennusten mukaan hallintaohjelmasta saadaan informatiivisia raportteja monenlaisiin tarpeisiin. Työajankohdennus auttaa mm. laskutuksessa, jälkilaskennassa ja kehittämisessä.

Palkkatietojen siirto palkanlaskentaan

Työaikatietojen siirtäminen palkanlaskentaan säästää valtavasti palkanlaskijan aikaa ja vaivaa. Kun tiedot saadaan palkkalajeittain eriteltynä suoraan sähköisessä muodossa palkanlaskentaohjelmaan, jää turha tietojen käsin näpyttely pois ja virheiden todennäköisyys pienenee. Työajanseurannan integrointi palkanlaskentaohjelmaan helpottaa tiedot liikkumista ja tekee yrityksen järjestelmistä yhtenäisemmän kokonaisuuden.

Käyttäjämäärä ja käyttöoikeudet

Työajanseurannan käyttäjämäärä elää yrityksen koon ja tarpeiden mukaan. Käyttäjille voi määritellä erilaisia tasoja ja oikeuksia. Pääkäyttäjillä on kaikki oikeuden, tuntien tarkastajille ja raportin ottajille voidaan rajata eri oikeudet ja näkyvyydet.

Työntekijöille voidaan antaa erilaisia oikeuksia leimaukseen ja omien tietojen katseluun. Haluttaessa voidaan sallia myös omien leimausten muokkaus.

Leimauspäätteet ja mobiilileimaus

Työaikojen kerääminen voidaan toteuttaa leimauspäätteillä tai mobiilisti puhelimella, tietokoneella ja tabletilla. Kiinteä leimauspääte on nopea ja varma tapa kerätä työaikatietoja, jos työt alkavat työpaikalta. Työajanseurantapääte on aina valmiina ja hyvin sijoitettuna muistuttaa työntekijöitä leimaamaan.

Mobiilileimauksella työaikaa voi leimata missä ja milloin tahansa; toimistolla, työpisteillä sekä etä- ja reissutyössä. Selaimella tai mobiilisovelluksella työntekijä voi myös katsoa omia leimauksiaan, työvuorolistaansa ja tulostaa työaikaraporttinsa.

Tuntien tarkastus ja raportointi

Kun työajan leimaaminen on helppoa ja työtekijälle annetaan sopivasti vastuuta, työajanseurannasta saadaan eniten hyötyjä. Reaaliajassa oikein tehdyt leimaukset vähentävät esimiehen työtä ja korjaamisen tarvetta jälkikäteen.

Tuntien tarkastus ja raportointi on helppoa työajanseurannan hallintaohjelmassa. Työaikatiedoista saa monipuolisia raportteja, joita voidaan hyödyntää tarpeiden mukaan mm. tunti- ja projektiseurannassa, palkanmaksussa, jälkilaskennassa ja laskutuksessa.

Tekninen ympäristö

Nykyaikainen pilvipalvelu

Pilvipalvelu on huoleton, turvallinen ja helppo käyttää. Työajanseurannan käyttö ei ole sidottu tiettyyn laitteeseen, vaan hallintaohjelmaan pääsee kirjautumaan milloin ja missä tahansa.

Työajanseurantaa varten ei tarvitse olla omaa palvelinta eikä IT-osaamista. Pilvipalvelussa ammattilaiset hoitavat ylläpidon, päivitykset ja tietoturvan. Käytössä on aina uusin ohjelmaversio sekä tehokas ja nopea palvelinympäristö. Toimittajan käyttöympäristö takaa myös nopean tuen ja ongelman ratkaisun tarvittaessa.

Asiakastuki auttaa nopeasti

Nopea ja helposti lähestyttävä asiakastuki on tärkeää työajanseurannan käytön sujuvuuden takaamiseksi. Aina kaikki ei suju suunnitelmien mukaan ja järjestelmän käytössä voi tulla monenlaisia kysymyksiä. Toimiva tuki auttaa aina tarvittaessa ja sieltä saa nopeasti neuvoja työajanseurannan käyttöön sekä järjestelmän ominaisuuksien hyödyntämiseen.

Käyttöönotto

Uuden työajanseurannan käyttöönoton ajoitus suunnitellaan yrityksen ja pääkäyttäjän kalenterin mukaan, yhdessä työajanseurannan toimittajan kanssa. Huomioon voi ottaa mm. palkkajakson ja työtilanteen.

Leimauspäätteiden toimitus ja asennus

Leimauspäätteet on hyvä asentaa valmiiksi ennen käyttöönottopäivää. Leimauspäätteet toimitetaan esiasennettuna, joten asennus on helppoa. Pääte kiinnitetään paketissa tulevilla seinäkiinnikkeillä seinään. Leimauspääte tarvitsee pistorasian ja Ethernet-kaapelin tai muulla tavalla järjestetyn nettiyhteyden.

Käyttöönotto ja käytön opastus asiantuntijan kanssa

Työajanseurannan käyttöönotto on nopeaa ja helppoa, kun se tehdään suunnitellusti. Käyttöönotossa ja käytön opastuksessa käydään läpi yritykselle tärkeät toiminnot ja laitetaan asetukset kuntoon.

Käyttöönoton tekee pääkäyttäjä yhdessä järjestelmän asiantuntijan kanssa. Mukana voi olla myös tarvittaessa palkanlaskija tai henkilö, jolla on tietämys yrityksen toimintatavoista, käytössä olevista työehtosopimuksista ja työajoista.

Kun asetukset ja käyttäjät on lisätty järjestelmään, työntekijät voivat aloittaa työaikojen leimaamisen. Työntekijät opastetaan työajanseurannan käyttöön ja työaikojen leimaamiseen. Käyttäjien kanssa kannattaa sopia yhteisistä leimaustavoista. Käyttäjäystävälliset leimauspäätteet ja -ohjelmat tekevät työajanleimauksesta helppoa.

Ota yhteyttä,
kerromme
mielellämme
lisää.

Jaa tämä sivu